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¿QUÉ ES EL SUM?

El Sistema Único de Matrícula (SUM) es una oficina que pertenece a la Dirección General de Servicios Universitarios, y depende del Rectorado, su función esta descentralizada en las facultades.


En cada Facultad, el SUM tiene como responsable académico-administrativo al Decano y como responsables funcionales al Vicedecano Académico y al Vicedecano de Investigación y Posgrado.


La comisión de reorganización en sesión N. 179 del 5 de Marzo de 1999 y por Resolución Rectoral N. 01480-CR-99, aprueba la puesta en marcha del SISTEMA ÚNICO DE MATRÍCULA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARCOS. El 17 de marzo de 1999 se conforma un equipo responsable de la implementación del Sistema Único de Matrícula, presidido por el licenciado Isaac Canales Quevedo, quien con apoyo de la Red Telemática fue encargado de implementar de equipos, muebles y todo lo necesario.


El SUM funcionó inicialmente en tres ambientes de la Oficina General de Bienestar Universitario, se instaló aquí el servidor principal, la oficina administrativa de capacitación y de coordinación del proyecto del Sistema de Matrícula. El 19 de Agosto de 1999 por R.R. N. 05383-CR-99, se aprueba el Reglamento General de Matrícula de la Universidad, instrumento normativo de los procesos de matrícula que inicia en el año 2000.


El Sistema Único de Matrícula es importante porque:


  • Permite que el proceso de matrícula en la Universidad sea más eficaz, ordenado y técnico.

  • Permite centralizar la información sobre matrícula, dándole la seguridad necesaria y evitar su manipulación.

  • Permite proporcionar a las Facultades y los órganos de gobierno de la Universidad, información veraz y oportuna.

VISIÓN - MISIÓN

Visión


Ser una oficina que brinde calidad en sus servicios a la comunidad sanmarquina, mediante la integración, comunicación, trabajo en equipo, uniformidad de criterios implementada con recursos humanos eficientes y eficaces, necesarios para el cumplimiento del plan estratégico institucional al 2011.


Misión


Somos una dependencia responsable de procesar la matrícula de pre y posgrado de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos; así como realizar los trámites académicos relacionados a este proceso. Registrando el avance académico, cumpliendo y haciendo cumplir el reglamento general de matrícula, de manera ágil, ordenada, empleando tecnología de avanzada, permitiendo centralizar dicha información con la seguridad necesaria.


Valores


  • Honestidad: Expresada mediante la transparencia en las labores, el respeto a los demás y a nosotros mismos.

  • Responsabilidad: Referida al fiel cumplimiento de las tareas encomendadas, realizando las labores, dando lo mejor de nuestras capacidades.

  • Objetividad: Emitir las opiniones, dictámenes o informes que reflejan la realidad de los asuntos analizados.

  • Cooperación: Reflejada en el apoyo que se brinda a las autoridades u otras dependencias de la universidad.

OBJETIVOS
Priorizar y optimizar los procesos académico-administrativos de la matrícula vía internet en los programas de pregrado y posgrado de la UNMSM.
La misión del Sistema Único de Matrícula está reflejada en sus objetivos, que son los siguientes:

  • Viabilizar, simplificar, capacitar y asesorar los procesos académicos-administrativos de la matrícula, tanto en pregrado como posgrado de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.

  • Planificar, organizar y ejecutar los procesos de matrícula de los estudiantes de pre y post grado.

  • Optimizar los procesos referentes a matrícula, emisión de actas, certificados de estudios y generación de información estadística.

  • Estandarizar los procesos y normas en relación con la matrícula, historial académico del estudiante, actas, certificados de estudios y procesos afines; así como brindar las medidas de seguridad necesarias y permitir su control y auditoria.

  • Planificar, dimensionar y diseñar los sistemas de información en el ámbito de las funciones del Sistema Único de Matrícula.


Estratégicos


Priorizar y optimizar los procesos académico-administrativos de la matrícula vía internet en estudios de pregrado y posgrado de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.


Específicos


  • Elaborar el cronograma general de actividades académicas para el año 2011 de pregrado, con la participación de las 20 Facultades de la Universidad.

  • Solicitar el cronograma de matrícula a la Escuela de Pos grado para la matrícula de Maestría, Doctorado, segunda especialidad.

  • Reuniones de coordinación para la matrícula de verano en el mes de noviembre del 2010 con las 20 Facultades.

  • Solicitar los requerimientos de matrícula: plan de estudios, control de pagos.

  • Elaborar el tríptico sobre matrícula por internet, así como videos que ayuden a difundirla.

  • Coordinar y programar reuniones de capacitación para las 20 facultades de acuerdo a las solicitudes.

  • Reuniones de coordinación estímulos y motivación.

  • Entrevistas programadas.

  • Evaluar el funcionamiento de los equipos de cómputo del Sistema Único de Matrícula.

  • Evaluar el mantenimiento del software y hardware.

  • Compra de un equipo UPS.

  • Actualizar licencia anual del software Oracle.

  • Coordinar con las facultades para que las fechas establecidas por el cronograma general se cumplan en un tiempo real.

  • Brindar asesoramiento técnico relacionado a la aplicación de las normas.

  • Mejorar la información mediante la página web del SUM

  • Brindar información sobre actividades, inquietudes aspiraciones del trabajo en equipo del SUM y las oficinas de matrícula.

  • Elaborar cuadros estadísticos que ayudan al análisis y toma de decisiones.

  • Nivel de satisfacción del usuario interno y externo.

  • Formular el proyecto para actualización del sistema.

  • Desarrollar nuevas aplicaciones.

FUNCIONES

Funciones Generales del Sistema Único de Matrícula


  • Planificar, organizar y ejecutar los procesos de matrícula de los estudiantes de pre y postgrado.

  • Desarrollar y generar nuevas aplicaciones para optimizar los procesos referentes a matrícula, emisión de actas, certificados de estudios y generación de información estadística.

  • En relación con la matrícula, historial académico del estudiante, actas, certificados de estudios y procesos afines, el SUM, deberá estandarizar los procesos y normas, brindar las medidas de seguridad necesarias y permitir su control y auditoría.

  • Proponer normas , procedimientos académicos y administrativos ; relacionados con la matrícula y procesos afines.

MOF

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

ANÁLISIS FODA DEL SUM


Fortalezas

  • Recurso humano profesional capacitado con iniciativa, liderazgo, trabajo en equipo e identificados con la Institución.

  • Interacción adecuada con autoridades de las Facultades y personal administrativo de matrícula e informática.

  • Plan operativo acorde a los lineamientos del plan estratégico de la Universidad.


Debilidades

  • Criterios diversos referentes a los procesos académico - administrativo en cada Facultad tanto en pregrado como posgrado.

  • Planes de estudios incompletos, con errores en su elaboración, código de cursos, tabla de equivalencias y requisitos.

  • Ciclo extraordinario de verano no establece etapas similares a los ciclos regulares.

  • Déficit de personal requerido para los procedimientos administrativos.

  • Déficit de equipos informáticos.

  • Software no actualizado.

  • Infraestructura limitada para la demanda administrativa.

  • Baja remuneración del personal del SUM.

  • Limitada capacitación al personal.


Oportunidades

  • Solicitud de asesoramiento de parte de Universidades particulares.

  • Software propio debería patentarse.

  • Soporte informático disponible para proyectos de investigación.


Amenazas

  • Incumplimiento del cronograma general de actividades.

  • Recepción tardía de resoluciones rectorales y resoluciones de decanato.

  • Diferentes criterios para el trámite administrativo de documentos como jurado ad-hoc, actas adicionales, matrícula extemporánea y anulación de matrícula.

  • Dificultad en algunas Facultades para realizar la matrícula por internet.

  • Indiferencia de algunos docentes para el ingreso de notas por internet.

  • Uso ineficiente del aplicativo SUM por los usuarios.

  • Reducción del presupuesto asignado al SUM.

  • Renuncia del personal capacitado debido a la baja remuneración.

  • Perfil profesional inadecuado del personal en las Facultades.


La finalidad del este manual es:

  • Identificar las unidades orgánicas que conforman la estructura general del Sistema Único de Matrícula y el personal que labora en ellas.

  • Precisar las funciones y responsabilidades que les compete ejercer a cada una de las unidades orgánicas y sus interrelaciones.

ORGANIGRAMA


Ing. Nilo Eloy Carrasco Oré

Jefe del Sistema Único de Matrícula