.: Sistema Unico de Matrícula

OBJETIVOS GENERALES

La misión del Sistema Único de Matrícula está reflejada en sus objetivos, los cuales son los siguientes:

Planificar, organizar y ejecutar los procesos de matrícula de los estudiantes de pre y post grado.
Optimizar los procesos referentes a matrícula, emisión de actas, certificados de estudios y generación de información estadística.
Estandarizar los procesos y normas en relación con la matrícula, historial académico del estudiante, actas, certificados de estudios y procesos afines; así como brindar las medidas de seguridad necesarias y permitir su control y auditoria.
Planificar, dimensionar y diseñar los sistemas de información en el ámbito de las funciones del Sistema Único de Matrícula.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Objetivo 1: Optimizar y ejecutar la matrícula y los procesos afines.

Se realizarán tres procesos de matrícula: para el ciclo de verano 2005-0, para el semestre 2005-I y el semestre 2005-II.

Cada una de estos procesos comprenderá la matrícula para pre grado, post grado, segunda especialidad, diplomatura y programas especiales.

La matriculas de los semestres 2005-I y 2005-II, se realizarán mediante dos modalidades Vía Internet y la tradicional (presencial).

Estrategia:

Evaluar los sistemas que utiliza el Sistema Único de Matrícula en los procesos de matrícula.
Registrar en el sistema las programaciones que hacen las Escuelas sobre la oferta de curso, secciones, profesores, horarios, para cada Semestre Académico.
Abastecer a las Facultades con los formatos de reporte de matrícula.
Mantener actualizados los reportes del banco sobre los pagos por matrícula que realizan los estudiantes.

Objetivo 2: Elaborar sistemas informáticos de matrícula y procesos afines.

Los procesos de matrícula son procesos dinámicos que van cambiando año a año de acuerdo a nuevas concepciones de la matrícula, y a los avances de la informática, esto requiere el reajuste o modificación del software.

Estrategia:

Actualizar los software que usa el Sistema Único de Matrícula.
Crear nuevos Software de matrícula o de procesos afines.

Objetivo 3: Capacitación del personal del Sistema Único de Matrícula y de las oficinas de matrícula.

En muchas oficinas de matrícula se ha producido cambios de personal encargado de este proceso y modificaciones en algunos procesos afines, igualmente existen mejoras en el software del manejador de la base de datos del Sistema Único de Matrícula, por tanto es necesario capacitar al personal del Sistema Único de Matrícula.

Estrategia:

Capacitar el personal del Sistema Único de Matrícula, en el manejo del software ORACLE, versión 10G.
Capacitar al personal de las Oficinas de Matrícula, en el uso de los sistemas de matrícula, control de pagos, recaudaciones y consulta académica.

Objetivo 4: Optimizar el uso de los equipos de computo del Sistema Único de Matrícula.

Anualmente se incrementa considerablemente el volumen de información que se registra en la base de datos del Sistema Único de Matrícula (servidor) lo que implica que los equipos debe estar en permanente repotenciación para evitar la saturación de su capacidad.

Estrategia:

Evaluar el funcionamiento de los equipos de cómputo del Sistema Único de Matrícula.
Repotenciar los equipos, de acuerdo al resultado de la evaluación.
Adquirir equipos informáticos (un servidor).

Objetivo 5: Consolidar y generalizar la matrícula Vía Internet.

La matricula Vía Internet tiene la ventaja de dar facilidades a los estudiantes para que puedan matricularse desde cualquier lugar en cualquier día y cualquier hora dentro del cronograma establecido para la matrícula, se evita así la congestión de estudiantes en las Facultades.

Estrategia:

Elaborar un manual de instrucciones sobre la matrícula Vía Internet.
Adecuar el sistema de matrícula Vía Internet a las exigencias de cada una de las Facultades.
Promocionar entre las unidades académicas y los estudiantes las ventajas de la matrícula Vía Internet.

Objetivo 6: Optimizar el servicio de atención a los usuarios del Sistema único de Matrícula.

Se observa que un sector importante de docentes incumplen con la entrega de calificaciones de los cursos en las fechas establecidas para tal fin, igualmente la mayoría de las Facultades no cumplen con el cronograma de matrícula establecido por resolución rectoral, estableciendo sus propios cronogramas, que son ratificados por resolución rectoral, y que en muchos casos tampoco cumple. Estos hechos traen como consecuencia que no se puede atender a muchos usuarios (estudiantes y unidades académicas) que requieren información oportuna.

Estrategia:

Coordinar con las facultades para que las fechas establecidas en el cronograma general de las actividades académicas se cumpla rigurosamente.
Asesoría Técnica respecto a la aplicación de las normas relacionadas con la matrícula y procesos afines.
Mejorar la información a los usuarios a través de la página web del Sistema Único de Matrícula.

Objetivo 7: Estudiar e informar los expedientes que ingresan al Sistema Único de Matrícula.

Al Sistema Único de Matrícula se derivan diariamente expedientes que remiten las diferentes unidades académicas de la Facultad, relacionadas con peticiones de matrículas, rectificaciones de matrícula, matrícula extemporáneas, reactualizaciones, actas adicionales, así como consultas y otros asuntos relacionados con la matrícula y procesos afines; la atención de muchos de esos expedientes, requieren de un estudio y análisis desde el punto de vista normativo y académico, que demanda el empleo de un tiempo bastante significativo.

Estrategia:

Estudio del expediente, para ver si el pedido se adecua a la normatividad vigente.
Redacción del informe.

Objetivo 8: Editar el Boletín del Sistema Único de Matrícula.

El Sistema Único de Matrícula se ha fijado como obligación informar periódicamente a la comunidad universitaria sobre sus actividades, inquietudes y aspiraciones, así como divulgar cierta informática estadística, que se considera de importancia para la toma de decisiones de las autoridades pertinentes.

Estrategia:

Redactar y editar el boletín Nº 13 en el mes de marzo.
Redactar y editar el boletín Nº 14 en el mes de junio.
Redactar y editar el boletín Nº 15 en el mes de setiembre.
Redactar y editar el boletín Nº 16 en el mes de diciembre.